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Imprese & Professioni venerdì 28 febbraio 2025 ore 07:15

Gestione del personale che lavora fuori sede: consigli e strumenti

Sono diverse le aziende in cui la forza lavoro non opera presso la sede principale.

TOSCANA — Il fenomeno interessa in modo particolare le realtà dell'edilizia che operano in cantiere, le attività che offrono servizi a domicilio, nonché quelle con collaboratori attivi da remoto, che lavorano in modalità smart working o comunque fuori dagli uffici principali.

In tutti questi casi, gestire il personale diventa ancora più complesso e articolato, dal momento che manca un contatto diretto sia per le normali pratiche di comunicazione sia per quelle basilari quali la rilevazione delle presenze.

Quest’ultima è essenziale per poi procedere all'elaborazione di documenti come le buste paga, nonché il giustificativo per ferie e permessi, fondamentali per garantire una gestione corretta e trasparente delle risorse umane.

Una buona notizia però c'è. Grazie agli sviluppi delle ultime tecnologie digitali, oggi è possibile usufruire di strumenti di ultima generazione in grado di semplificare e ottimizzare le varie procedure. Tra questi troviamo anche una comoda app per la gestione del personale, pensata per rendere i dipendenti più autonomi e fare in modo che gli addetti ai lavori possano risparmiare tempo, a fronte di una comunicazione più efficace e zero errori, migliorando così l’efficienza operativa.

Le difficoltà con cui fare i conti quando il personale opera fuori sede

Come accennato in precedenza, i dipendenti possono trovarsi fuori sede per svariate ragioni, inclusa una condizione particolare quale una trasferta di lavoro, che prevede lo svolgimento delle mansioni in un luogo diverso da quello abituale.

Quest'ultima condizione non va confusa con un trasferimento vero e proprio, che è invece definitivo e comporta un cambiamento più strutturato per il lavoratore.

Detto ciò, le difficoltà che accomunano tutte queste situazioni sono molteplici. Ecco quelle principali:

Il collaboratore si trova distante dalla sede dell'azienda. Rilevare le presenze con i metodi tradizionali come badge/cartellini nel marcatempo appare più complicato (se non impossibile), rendendo necessario adottare sistemi più innovativi.
Sempre per la rilevazione delle presenze, installare degli apparecchi fissi (ma anche mobili) non è semplice e tende a rivelarsi costoso e poco pratico, specialmente in ambienti di lavoro dinamici o temporanei.
Utilizzare dei fogli di carta genera confusione. Perderli è un attimo, e inoltre una grafia poco chiara può essere facilmente equivocata, causando errori e malintesi nella registrazione delle ore lavorate.
Non si ha modo di controllare con certezza dove si trova il dipendente. Per farlo, bisognerebbe affidarsi al parere di una terza figura – nel caso dei cantieri generalmente è il capo cantiere – oppure porre delle domande che possono risultare invasive o scomode, minando il rapporto di fiducia tra azienda e lavoratore.

Incentivare un rapporto basato sulla fiducia

Partiamo dall’ultimo punto che abbiamo analizzato nel paragrafo precedente.

Un rapporto improntato sulla fiducia reciproca nel caso dei lavoratori fuori sede dovrebbe essere sempre la base all'interno di qualsiasi realtà operativa, così da sviluppare un ambiente produttivo e sereno, nel quale ciascun dipendente possa sentirsi valorizzato e responsabilizzato.

Questo è anche l'approccio del cosiddetto empowerment, un concetto particolarmente attuale che vede al centro la crescita della singola risorsa nell'ottica di aumentare la responsabilizzazione, la produttività e il benessere. Il tutto riducendo al minimo la necessità di controlli e interventi da parte dei superiori.

Adottare misure di controllo coercitive o comunque impattanti non è mai una buona idea. L'obiettivo non è lasciare il lavoratore senza monitoraggio, ma trovare un metodo efficace e corretto di supervisione. L'equilibrio tra autonomia e controllo è essenziale per garantire una gestione efficiente del personale senza compromettere il clima aziendale.

Dotarsi di strumenti di ultima generazione, tra cui un’app per la gestione del personale, appare quindi la scelta migliore per un monitoraggio discreto ma efficace.

Il valore aggiunto di un’app per la gestione del personale

Un’app per la gestione del personale permette di effettuare al meglio la rilevazione delle presenze, un’operazione chiave per qualsiasi figura che si occupi di risorse umane. La digitalizzazione di questo processo consente di evitare errori e garantire un’accurata registrazione dei dati, migliorando la trasparenza e la precisione nella gestione delle ore lavorate.

Rispetto agli strumenti classici come cartellini e marcatempo, un'applicazione ad hoc consente di svolgere la timbratura da qualsiasi luogo, con accesso garantito tramite PC, smartphone e tablet. Questo sistema offre una soluzione versatile e adattabile a qualsiasi contesto lavorativo, indipendentemente dalla posizione geografica del professionista.

Il lavoratore ha a disposizione un account personale, che garantisce il rispetto della privacy e la piena accessibilità ai propri dati. Le informazioni vengono condivise in tempo reale, inclusi giustificativi e comunicazioni, che rimangono sempre a portata di mano, evitando così errori e fraintendimenti.

Infine, ma non meno importante, le soluzioni più innovative permettono di rilevare la localizzazione GPS esclusivamente nel momento in cui viene eseguita la timbratura, consentendo di stabilire dove si trova la persona senza risultare né invasivi né commettere violazioni.

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